Doorontwikkeling Organisatie
In 2017 zijn de verzelfstandigingen van het zwembad en het theater afgerond en zijn de organisaties vanaf 1 januari 2018 zelfstandig doorgegaan. In 2017 is ook het besluit genomen om het Jeugd- en Jongerenwerk van de afdeling Beheer en Uitvoering over te brengen naar de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling.
Door het hele jaar heen zijn vijf lunches georganiseerd met de doorontwikkeling van de organisatie als thema. De opkomst bij deze thematische bijeenkomsten is stabiel en relatief omvangrijk met een aantal medewerkers van tussen de 40 en de 60. Dat betekent dat de veranderingsbereidheid in de organisatie groot is. Verschillende onderwerpen zijn tijdens de lunches behandeld. Het gaat bijvoorbeeld om cultuur, van buiten naar binnen denken en handelen, vernieuwing werkmethoden en technieken en magic in business. Deze opzet zetten we door naar het jaar 2018, waarin de nadruk zal liggen op het thema lerende organisatie. Lerende organisatie is één van de ontwikkellijnen waar het MT voor gekozen heeft. Ook ten aanzien van de andere ontwikkellijnen zijn acties ondernomen. Op het gebied van kwaliteit zijn we bezig met lean, scrumm, evaluaties, etc.. Op de ontwikkellijn goed werkgeverschap geven de resultaten van het medewerkersonderzoek aan dat we op de goede weg zijn. Een andere lijn is dat we externe ontwikkelingen gebruiken bij onze eigen acties. Met de doorontwikkeling van de organisatie wordt de nadruk gelegd op rolverantwoordelijkheid en gedeelde verantwoordelijkheid (collectieve overleggen), tevens ook ontwikkellijnen.
Personeel
Het opleidingsbudget bedraagt € 240.000 per jaar. Een groot deel van dit budget is gebruikt voor zowel collectieve vaardigheidstrainingen (o.a. helder en strategisch adviseren) als individuele opleidingen. Daarnaast zijn er teamtrajecten georganiseerd gericht op het verbeteren van samenwerken en externe oriëntatie (bijvoorbeeld het team wijkonderhoud).
Flexibiliteit en mobiliteit
Voorjaar 2017 is aan alle medewerkers een "Proeverij" aangeboden waarbij iedere medewerker via korte workshops op een positieve manier heeft kunnen kennismaken met hoe je aan de slag kan gaan met verschillende loopbaanactiviteiten. Deze proeverij was de start van een programma Duurzame inzetbaarheid. Het streven is dat medewerkers duurzaam inzetbaar blijven gericht op vitaliteit, vakmanschap, werk-privébalans en betrokkenheid en motivatie. Doel is te zorgen dat medewerkers bewuste keuzes maken over vervolgstappen in hun eigen ontwikkeling en inzetbaarheid, waardoor er een betere match ontstaat tussen eisen die een lerende, en naar buiten gerichte, organisatie vraagt en de kwaliteiten die medewerkers bezitten. Van iedere medewerker wordt daarbij een eigen verantwoordelijk gevraagd voor zijn of haar loopbaan. Het programma is ook daarop gericht.
In verband met de vergrijzing van de organisatie en de verhoging van de pensioenleeftijd is de focus in eerste instantie gericht op medewerkers van 55 jaar en ouder. Dit neemt niet weg dat waar nodig of gewenst ook jongere medewerkers gefaciliteerd zijn en worden in loopbaankeuzes.
Arbeidsvoorwaarden
In 2017 is een nieuwe CAO afgesloten met een looptijd tot 1 januari 2019. Naast een gefaseerde loonsverhoging van in totaal 3,25% vraagt de cao nadere uitwerking van onder andere de thema's flexibiliteit en zekerheid, duurzame inzetbaarheid en bewust belonen (pilot in een aantal gemeenten).
In 2017 hebben medewerkers voor het eerst gebruik kunnen maken van het Individueel Keuzebudget (IKB). Vanuit de jaarcijfers is zichtbaar dat er wel meer keuzes worden gemaakt ten aanzien van het moment van uitbetalen van het IKB. De inzet van het IKB voor specifieke doelen (fiets, pensioenaanvulling, loopbaan en bedrijfsfitness) is nog beperkt.
Arbeidsmarkt
De gemiddelde leeftijd bedraagt eind 2017 47,8 jaar. Dit is vergelijkbaar met het landelijke gemiddelde in onze inwonersklasse. De stijging neemt iets af maar op sommige organisatieonderdelen zal, als de trend zich doorzet, de gemiddelde leeftijd boven de vijftig jaar uitkomen.
In 2017 is sprake geweest van een stijging van het instroom- en uitstroompercentage (ook boven het landelijke gemiddelde). Daarmee lijkt de mobiliteit in onze organisatie toe te nemen.
In 2017 is gestart met een regionaal traineeprogramma. Wij hebben twee trainees in dienst genomen.
Begin 2017 hebben we twee extra Garantiebanen gerealiseerd door twee medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen. Naast onze bijdrage in de regionale inspanningen voldoen wij ook zelfstandig aan de verplichting over 2017. In 2018 is wel een extra inspanning vereist.
Huisvesting
Eind januari 2017 is de gemeentelijke organisatie terugverhuisd naar het gemeentehuis aan de Markt. De eerste maanden zijn door de aannemer nog afrondende werkzaamheden in het gemeentehuis uitgevoerd. Vanaf maart is het vernieuwbouwde gemeentehuis geheel in gebruik genomen. Het huidige gemeentehuis bevalt het college en de ambtelijke organisatie als gebruikers erg goed. Ook het op vrijdag 30 maart georganiseerde Open Huis is een enorm succes geweest. Honderden enthousiaste mensen hebben een bezoek gebracht aan het gemeentehuis.
Met de terugkeer naar het vernieuwbouwde gemeentehuis is het werkconcept Het Nieuwe Werken (HNW) verder geïntroduceerd. HNW is een verzamelnaam van diverse manieren van slimmer, efficiënter en effectiever werken, gebruikmaken van nieuwe technologieën, experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking, maar ook nieuwe manieren van leidinggeven. Een belangrijk onderdeel van HNW is dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk werken. In 2017 is een goede basis gelegd voor het werken volgens dit concept.
Planning en control
Het jaar 2017 kenmerkt zich voor de P&C cyclus als een jaar met veel veranderingen. Heel veel BBV wijzigingen zijn doorgevoerd in de verantwoordingssystematiek. Daarnaast is de begrotingsapp Pepperflow meer benut bij het maken van de stukken. Dit proces wordt in 2018 nog verder doorgezet. In een bijeenkomst met raadsleden is van gedachten gewisseld over het gebruikmaken van indicatoren in de jaarstukken. Daar is een duidelijke lijn uit naar voren gekomen dat we de gegevens in 'Waar staat je gemeente?' zo goed mogelijk gaan vullen. Het OCD (onderzoekscentrum Drechtsteden) heeft daartoe een opdracht gekregen. Dat geldt overigens niet voor vragen die voor ondernemers van toepassing zijn.
In 2017 is ook het besluit genomen om naast de informatie in de begrotingsapp ook een hard copy uitdraai van de stukken ter beschikking te stellen aan de gemeenteraad.
Informatieveiligheid
Hoewel de eindverantwoordelijkheid van informatiebeveiliging en daarmee voor alle 303 BIG-normen en Business Impact Analyses ligt bij de individuele organisaties, wordt binnen de Drechtsteden zoveel mogelijk samenwerking nagestreefd. Lokaal is het IBT (informatiebeleidsteam) frequent bij elkaar geweest. Regionaal vindt afstemming plaats binnen het PIO-D (periodiek informatieveiligheidsoverleg Drechtsteden).
Onderwerpen die in 2017 in het PIO-D zijn behandeld zijn: beveiligingsincidenten, datalekken, wachtwoordherstelbeleid, emailauthenticatie, e-bewustzijn, big-gapanalyse, IT middelen (aanschaf, testen enz.), IDU proces, DMARC, google analytics, ENSIA.
In 2017 is er zowel lokaal als regionaal veel tijd en energie besteed aan de zelfevaluatie informatieveiligheid met behulp van ENSIA (landelijke tool). ENSIA heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).
ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG. De verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) is samengevoegd en gestroomlijnd.
Uitgangspunt is het horizontale verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid. Bij het afleggen van verantwoording wordt het principe van single information single audit toegepast; alle informatie die noodzakelijk is voor verticale verantwoording is ook onderdeel van het horizontale verantwoordingsproces. Dit jaar werden de vragen vooral vanuit Suwinet, DigiD en BRP scope gesteld en is er gekeken naar bestaan en niet naar werking van de processen. De daadwerkelijke verantwoording zal in 2018 plaatsvinden.
De invulling voor de coördinator ENSIA heeft in 2017 tijdelijk plaatsgevonden. In 2018 zal verdere invulling worden meegenomen in het licht van de totale capaciteit alle nieuwe ontwikkelingen die voor ICT functies op ons af komen.
Juridische zaken / kwaliteitszorg
Afgelopen jaar zijn verschillende Bv's opgericht en overeenkomsten gesloten in het kader van het afronden van de verzelfstandiging per 1 januari 2018 van het theater en het sportcentrum. Daarnaast is gestart met het project "Privacy compliance" in het kader van de per 25 mei 2018 van toepassing zijnde Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierin wordt regionaal opgetrokken en is bij het SCD een projectleider aangesteld. Naast acties ten behoeve van het vergroten van het bewustzijn is regionaal privacybeleid opgesteld. Lokaal is een privacy coördinator aangewezen en verbinding gelegd met de beleidsterreinen integriteit, informatieveiligheid en informatie/ICT-management.
Communicatie
In 2017 heeft een goede communicatie vanuit de gemeente veel aandacht gekregen. De gemeentelijke website is totaal vernieuwd. Deze is eenvoudiger en overzichtelijker geworden. Ook is het taalgebruik aangepast voor laaggeletterden. De gemeente let steeds meer op het toepassen van toegankelijke teksten of dit nu op de website is, in de krant of in brieven. Uit het onderzoek van het OCD blijkt dat de gemeentelijke communicatie binnen de Drechtsteden goed, zelfs bovengemiddeld, wordt beoordeeld. Communicatiekanalen wijzigen voortdurend. Daar speelt de gemeente op in door bijvoorbeeld meer gebruik te maken van film en verschillende vormen van beeldmateriaal. De start van de stichting Papendrecht Promotie helpt om de gemeente Papendrecht beter op de kaart te zetten. Zij beheert onder andere een tweetal billboards langs toegangswegen.
ICT
In 2017 heeft een uitrol van devices plaatsgevonden op basis van het investeringskrediet dat de gemeenteraad ter beschikking heeft gesteld. Van het investeringskrediet is niet in de volle omvang gebruik gemaakt. Dat impliceert dat zowel de raadsleden als de ambtelijke organisatie met een zekere terughoudendheid al of niet de keuze voor een bepaalde device hebben gemaakt. Ook is een deel van de vergaderkamers in ons gemeentehuis voorzien van beeldschermen, zodat presentaties op een gemakkelijke wijze kunnen plaatsvinden. Regionaal zijn twee rapporten na onderzoeken uitgebracht (van KPMG en Berenschot) die een stevige impact gaan krijgen op de ICT-organisatie. Een hoofdpunt uit die rapportages is dat de ICT organisatie bij het Servicecentrum Drechtsteden via outsourcing naar een derde partij overgaat. De implicaties daarvan worden in de loop van 2018 gepresenteerd. Daarnaast is een belangrijke conclusie dat het lokale informatiemanagement bij alle dochterorganisaties moet worden versterkt. Aan het eind van het jaar 2017 is daartoe bij ons besloten een lokale ICT adviseur te gaan werven.
Integriteit
In 2017 heeft Governance & Integrity in totaal tien trainingen Morele Oordeelsvorming verzorgd voor alle medewerkers van de gemeente Papendrecht (behalve de buitendiensten). Deze trainingen volgden op twee eerdere pilottrainingen met het MT en een selectie (senior) beleidsmedewerkers. Deze training is een belangrijke eerste stap in het installeren van een moreel leerproces.